Pour déposer ou obtenir des données, un chercheur doit être membre d’un laboratoire ou d’un établissement académique qui doit être préalablement agréé par la base ViSA. La demande doit être motivée sur la base d’un projet de recherche (les projets de formation ne sont pas acceptés). Plus spécifiquement :

1. Vous devez demander l'inscription de  votre équipe de recherche. La demande est examinée par le conseil scientifique de ViSA.

2. Dès acceptation de votre équipe de recherche par le conseil scientifique de ViSA, le chef d'établissement auquel votre équipe appartient doit signer une convention avec le propriétaire de la base de données ViSA : l’ENS de Lyon. 

3. Après signature de la convention, vous recevrez un identifiant et un mot de passe commun à tous les membres de votre équipe. Cet identifiant et mot-de-passe seront utilisés pour demander la création d'une recherche associé à des vidéos dans la base (voir ci-dessous).

La base de données ViSA est structurée à partir des projets de recherche. Pour pouvoir déposer un projet de recherche sur la base de données, vous devez faire une demande spécifique en demandant l'inscription de votre recherche sur le site. Cette étape nécessite d'utiliser l’identifiant et le mot de passe de votre équipe. Une fois que le conseil scientifique a accepté votre recherche, chaque chercheur que vous avez associé à votre demande recevra un mot de passe individuel qui lui permettra de déposer des vidéos (et documents associés) en les indexant. 

À noter : le chercheur doit certifier qu'il dispose des autorisations de tous les acteurs qu'il a filmés. 

Dans un premier temps, les vidéos et les informations associées ne seront accessibles qu’à vous (et si vous le voulez, aux personnes qui collaborent à cette recherche). Ce n’est que lorsque vous le déciderez que les documents pourront être disponibles (voir les conditions d’accessibilité des vidéos dans la charte de la convention et les attestations de dépôt et de mise à disposition).

L'unité de base qui structure la recherche est une vidéo (l'enregistrement par une caméra sur une durée continue). L' indexation d'une vidéo comprend un minimum de champs obligatoire (date, lieu, etc.) ainsi que d'autres champs plus détaillés. La fiche d'indexation par vidéo peut être dupliquée pour d'autres enregistrements qui ont des indexations similaires (multiples caméras sur un même lieu, série de séances dans un même lieu, etc.), ce qui diminue considérablement le temps d'indexation. 

La base ViSA permet aussi de stocker des documents associés soit à la recherche soit à une vidéo. Ces documents peuvent être très divers (autorisations, plans de prise de données, productions des élèves, analyses produites, articles de recherche, ...).

Pour des petits corpus vidéo, les fichiers peuvent être téléchargés directement sur le site. Pour des corpus plus volumineux, le transfert des données numériques est à organiser avec l'équipe de la base ViSA.